L’état des lieux demeure une formalité majeure dans le cadre d’une location, qu’elle concerne un logement vide, meublé, un logement étudiant, un local commercial, des bureaux, des commerces, des locaux d’activités, des terrains ou parkings.
Ce constat, qu’il prenne la forme d’un support papier ou numérique, offre une vision détaillée et objective de l’état du bien, de ses équipements, et le cas échéant, de ses meubles.
Premier objectif
L’objectif premier de l’état des lieux est d’éviter tout litige ultérieur entre le propriétaire et le locataire en documentant précisément l’état initial du bien. Il sert de référence visuelle pour évaluer d’éventuelles dégradations ou réparations nécessaires lors de la restitution du logement. Vous pouvez externaliser l’état des lieux.
Que la rédaction de l’état des lieux intervienne sur un support physique ou dématérialisé, dans tous les cas, le constat est signé sur place, et est soit remis en mains propres, soit transmis de façon électronique. Il est impératif que toutes les parties contractantes, à savoir le(s) propriétaire(s) et le(s) locataire(s), reçoivent une copie du rapport d’état des lieux.
En général, l’état des lieux d’entrée est établi le jour de la signature du bail.
Cependant, dans certaines situations, il peut être réalisé après l’émargement. Bien que la législation ne fixe pas de délai maximal entre la signature du contrat de location et l’état des lieux d’entrée, il est fortement recommandé de l’établir dès que possible pour éviter tout différend ultérieur.
Cette flexibilité temporelle s’applique également à l’état des lieux de sortie. Encore une fois, la loi ne prévoit aucun délai impératif, mais il doit toutefois être effectué pendant la période de préavis de départ, idéalement le jour de la remise de l’ensemble des clés et au plus proche de la date de fin du congé.
Une fois que le locataire a quitté le logement, l’état des lieux de sortie est minutieusement comparé à celui d’entrée. Si aucune différence significative n’est constatée, le dépôt de garantie est restitué au locataire.
En revanche, si des disparités sont relevées, des retenues peuvent être opérées sur le dépôt de garantie pour couvrir les frais de remise en état.
Dans l’ensemble, l’état des lieux sert à protéger à la fois le locataire et le propriétaire, en garantissant l’entretien approprié pendant la période de location. En établissant clairement les responsabilités de chaque partie, il prévient les conflits potentiels et contribue à maintenir des relations locatives équilibrées.
Pour ce qui est du déroulement de l’état des lieux d’entrée, dans la pratique, il doit se faire en présence du locataire, du bailleur, ou de leurs représentants respectifs. Il convient d’expliquer au locataire les raisons de cette formalité et de visiter, ensemble, chacune des pièces du logement, y compris les locaux annexes, tels que :
- les caves,
- garages,
- vérandas,
- abris de jardin…
Tout au long de la visite, chaque élément et équipement doit être vérifié et constaté dans le rapport.
De même, la relève des compteurs d’énergie et l’essai de toutes les clés font partie intégrante de la démarche.
A la fin de l’état des lieux d’entrée, chaque partie présente est invitée à relire attentivement le constat, avant de le signer.
La signature de tous les acteurs est indispensable.
L’état des lieux de sortie, tout comme l’état des lieux d’entrée, se déroule contradictoirement, en présence de toutes les parties ou de leurs représentants.
Le processus est similaire, avec en plus, l’obligation de demander au locataire sortant sa nouvelle adresse et de l’inscrire sur le constat.
Que le bien soit loué meublé ou non meublé, il doit être nettoyé et vidé de tout mobilier appartenant au locataire, lors de son départ.
Une fois le rapport d’état des lieux de sortie signé, l’agent d’état des lieux est responsable de l’ensemble des clés remises jusqu’à leur restitution au gestionnaire ou au propriétaire.
Un état des lieux réalisé en bonne et due forme garantit une gestion transparente et équitable des biens immobiliers loués.
